براساس قوانینی که در کشور وجود داشته و حجم بالای تراکنشی که روزانه در فروشگاه‌ها اتفاق می‌افتد، وجود یک سیستم حسابداری در فروشگاه الزامی است. راه‌اندازی این سیستم حسابداری فروشگاه باعث شده تا مدیریت بهتری در فروشگاه صورت گرفته و منجر به افزایش درآمد گردد. نرم ‌افزارهای حسابداری زیادی در بازار وجود دارند که ممکن است در هنگام انتخاب، شما را به چالش بکشد. شناخت ویژگی‌ها و نوع راه‌اندازی سیستم باعث می‌شود تا بتوانید بهترین برنامه حسابداری را خریداری کرده و از آن استفاده نمایید.

نکاتی که قبل از راه ‌اندازی باید به آن ها توجه داشته باشید.

قبل از این‌که اقدام به راه‌اندازی حسابداری فروشگاه نمایید، بهتر است نکاتی را مدنظر قرار دهید. باتوجه به این‌که راه‌اندازی این نرم ‌افزار پیچیده نبوده، بعد از نصب برنامه روی سیستم به‌راحتی می‌توانید آن را راه‌اندازی کنید. با کمک گرفتن از راهنمای نصب می‌توانید راه‌اندازی سیستم را سرعت بخشید. بعد از این فرآیند می‌بایست تمامی اطلاعات اولیه حساب‌ها، چک‌ها، انبار، کالا و… را به‌صورت آماده در اختیار داشته تا در هنگام ورود و وارد کردن آن‌ها، زمان زیادی را از دست ندهید.

راه ‌اندازی نرم ‌افزار حسابداری فروشگاه

نرم ‌افزار حسابداری فروشگاه، شرکت‌ها، پیمان‌کارها و… خدماتی شخصی شده‌ای داشته که برای اصناف مختلف قابل استفاده هستند. برای فرآیند راه‌اندازی و ثبت اطلاعات در برنامه حسابداری، این‌که فروشگاه تازه تاسیس باشد یا چندین سال از فعالیت آن بگذرد، تفاوتی نداشته؛ تنها کافیست که حساب‌ها و ترازنامه‌های خود را در سیستم جدید خود ثبت نمایید. شما با رعایت مراحل راه‌اندازی می‌توانید به‌راحتی نرم ‌افزار خود را نصب نمایید و از آن استفاده کنید.

تعریف سال مالی

در ابتدای انجام فرآیند راه‌اندازی حسابداری فروشگاه لازم است سال مالی خود را ثبت کنید تا در پایان سال بتوانید فعالیت‌های مالی خود را بررسی نمایید. باتوجه به این‌که تعریف سال مالی در تهیه لیست بیمه و مالیات اهمیت بسیاری دارد، می‌بایست این کار را انجام دهید. برای تعیین سال مالی باید وارد نرم ‌افزار شده و از منوی سمت راست سال مالی جدید را انتخاب کنید. حال تاریخ شروع و پایان دوره را وارد کرده و ذخیره نمایید. لازم است بدانید که سال مالی شما باید کوچک‌تر مساوی ۳۶۵ روز باشد.

ثبت مانده بدهکاران و حساب ‌های دریافتنی

قدم دوم در نصب و راه‌اندازی حسابداری فروشگاه، ثبت مانده بدهکاران و حساب‌های دریافتنی است. برای این کار از منوی سمت راست، حساب جدید را انتخاب کرده و در فرم باز شده مشتریان حقیقی و حقوقی خود را وارد کنید. همچنین می‌توانید مانده حساب را در دوره جدید سال مالی نیز تالیف نمایید.

ثبت موجودی کالا در انبار

در قدم بعدی لازم است تا موجودی کالاهای انبار را در سیستم ثبت کنید. باتوجه به این‌که در فرآیند راه‌اندازی مشغول به انجام کار هستید، با استفاده از منوی سمت راست روی گزینه انبار کلیک کرده و مشخصات انبار خود را وارد کنید. بعد از آن نیز با کلیک روی گزینه کالا و خدمات، کد، عنوان یا خدمات خود را به ثبت برسانید. در آخر با وارد شدن به قسمت تامین‌کنندگان و گزینه عملیات، رسید انبار را از اول دوره مشاهده کنید. شما با این سیستم می‌توانید حسابداری تلفیقی را نیز انجام دهید.

ثبت موجودی ابتدای حساب بانکی

مرحله چهارم در راه‌اندازی حسابداری فروشگاه، ثبت موجودی بانکی در ابتدای دوره است. شما با ثبت موجودی می‌توانید درآمدها و هزینه‌های بانکی خود را مورد بررسی قرار دهید. برای این کار باید از قسمت عملیات روی گزینه حساب بانکی کلیک کرده و بانک و شعبه مورد نظر را تعریف نمایید. باید توجه داشته باشید که تاریخ افتتاح حساب بانکی باید قبل یا مساوی با ابتدای سال مالی شما باشد؛ سپس می‌توانید حساب‌های بانکی خود را به‌راحتی ثبت کنید. همچنین اگر در صندوق فروشگاه موجودی دارید که وارد حساب بانکی خود نکرده‌اید نیز باید در هنگام راه‌اندازی، موجودی اولیه صندوق خود را وارد کنید.

ثبت چک‌ های استقرار پرداختی و دریافتنی

چک‌هایی که پرداخت کرده اید؛ اما هنوز وصول نشده‌اند را چک‌های استقرار پرداختی می‌گویند که می‌بایست در راه‌اندازی حسابداری فروشگاه این چک‌ها را نیز در سیستم به ثبت برسانید. برای این کار باید در قسمت دریافت و پرداخت انجام گیرد و با کلیک روی اعلامیه پرداخت کد استقرار، تاریخ حساب فعلی و کد طرف مقابل را وارد نمایید. چک‌های استقرار دریافتی نیز همان چک‌هایی هستند که دریافت کرده‌اید؛ اما برداشت آن‌ها صورت نگرفته است. برای این کار نیز باید رسید دریافت را زده و کد استقرار و… را ثبت کنید. شما با انتخاب بهترین سیستم حسابداری می‌توانید مدیریت چک‌های خود را با دقت بالایی انجام دهید.

صدور سند و پایان فرآیند راه‌اندازی

با ثبت اطلاعات اولیه به‌طور کامل می‌توانید فرآیند راه‌اندازی را پایان داده و سند افتتاحیه برنامه حسابداری را دریافت نمایید. شما می‌توانید با کلیک روی قسمت عملیات تمام اطلاعات ثبت شده را بررسی کرده و اطلاعات را تایید کنید و اگر نیاز به ویرایش بود، با دوبار کلیک کردن این امکان برای شما فراهم می‌شود. حال با کلیک روی قسمت تاریخ، تاریخ صدور افتتاحیه را انتخاب و ثبت نمایید. در آخر نیز با ذخیره اطلاعات فرم را صادر فرمایید.

انتخاب بهترین سیستم حسابداری فروشگاه

باتوجه به تنوع سیستم‌های حسابداری، انتخاب بهترین سیستم حسابداری فروشگاه بسیار چالش‌برانگیز است. شما باید نرم ‌افزاری را انتخاب کنید که به بتواند به دستگاه‌های مختلف مانند پرینتر‌ها، بارکدخوان‌ها، ترازوها، خودپردازهای بانکی و…. متصل گردد. یکی از بهترین سایت‌ها برای خرید سیستم حسابداری فروشگاه سایت رایما است که می‌تواند فرآیندهای مالی شما را به بهترین نحوه مدیریت نماید. شما می‌توانید با کمک گرفتن از سایت رایما، بهترین سیستم را انتخاب کرده و برنامه حسابداری خود را به‌راحتی نصب و راه‌اندازی کنید. اطمینان داشته باشید که اطلاعات شما به‌طور محرمانه باقی مانده و در اختیار هیچ سازمانی قرار نخواهند گرفت.

اهمیت استفاده از سیستم حسابداری فروشگاه

امروزه استفاده از سیستم حسابداری فروشگاه اهمیت بالایی دارد؛ چراکه پردازش‌های مالی و حسابداری را بدون خطا انجام می‌دهند. شما با استفاده از این سیستم می‌توانید فاکتور صادر کرده و حقوق و دستمزد کارکنان خود را مدیریت نمایید. فرآیند انبارداری و انبارگردانی نیز با این سیستم امکان‌پذیر خواهد بود. همچنین با استفاده از این سیستم، می‌توانید صورت حساب خود را نیز ارسال کنید؛ زیرا این سیستم به‌عنوان نرم ‌افزار ارسال صورت حساب به سامانه مودیان شناخته می‌شود.

• افزایش روند کاری و پردازش اطلاعات
• صرفه‌جویی در زمان
• ‌افزایش دقت محاسباتی و کاهش خطاهای محاسباتی
• افزایش نظم‌کاری
• امکان شناسایی راحت کالایی خاص

سخن پایانی